Lucas Lao, excolaborador de Arte Heladero, falleció en 2025, dejando un libro inacabado con artículos técnicos que iremos compartiendo progresivamente en nuestra web. El primero de ellos se centra en los pasos para iniciar un proyecto de heladería.
De esta manera, queremos hacer un homenaje póstumo a este gran profesional con una trayectoria muy ligada al helado artesano. Y es que durante años se dedicó al I+D de una gama de helados veganos y colaboró como técnico demostrador con una empresa de maquinaria.
Un poco de su trayectoria
En 2003, Lucas Lao empezó como fabricante de pastelería y heladería, junto con su mujer Regina Moncusí. Posteriormente, fue ampliando la producción a turrones de chocolate con las miniflautas como especialidad, croquetas artesanas, horchata y granizados, e incluso arroz con leche con ingredientes del Delta de l’Ebre.
En el año 2015, la pareja dio un gran paso al automatizar la producción de las tarrinas de helado de 125 ml, introduciendo una rotativa, un freezer en continuo, un pasteurizador de 300 kg y dos tanques. De esta manera, se centraron en la creación de helado y pastelería para restaurantes, hostelería y venta al público.
En 2019, abrieron el establecimiento Moncussí en Mollet del Vallès (Barcelona), donde ofrecían desde pizzas y pasta fresca hasta bollería, pastelería y heladería. Un negocio que cerró en 2022 debido a la crisis energética.
Cómo iniciar un proyecto de heladería
Una heladería no solo requiere saber hacer helados, sino también entender cómo gestionar un negocio. Muchas veces, los profesionales dominan la producción, pero no la dirección empresarial, mientras que otros con formación en gestión desconocen la parte técnica. Ambos aspectos son igual de importantes y deben ir de la mano.
Emprender significa comenzar un proyecto propio desde cero, normalmente con recursos limitados, lo que hace imprescindible controlar muy bien los gastos y tomar decisiones financieras acertadas desde el inicio.
Uno de los errores más comunes al emprender es no tener claro cuánto dinero se necesita realmente ni cómo estructurar el proyecto antes de empezar. Esto puede generar problemas a la hora de buscar financiación o convencer a un banco o inversor.
Por ello, antes de abrir una heladería es fundamental planificar correctamente el proyecto y seguir estos pasos:
- Elaborar escandallos detallados
- Crear un plan de empresa
- Preparar una presentación del proyecto
- Buscar financiación
En definitiva, el éxito de una heladería depende tanto de la calidad del producto como de una buena planificación y gestión del negocio desde el principio.
1. Elaborar escandallos detallados
La base de todo negocio es saber hacer escandallos, ya que esto nos permite conocer el coste real de cada producto, tanto si lo fabricamos nosotros mismos —como una porción de helado— como si se trata de productos de reventa, como un refresco.
En los productos fabricados no basta con calcular el coste de las materias primas. Es necesario tener en cuenta todos los costes, tanto visibles como ocultos, que forman parte del proceso de producción.
Entre ellos se incluyen:
- Coste de la materia prima por kg de producto
- Consumo energético de electricidad por kg de producto
- Consumo eléctrico mensual para mantenimiento del congelado
- Consumo de gas (si aplica)
- Consumo de agua
- Amortización de maquinaria
- Amortización de instalaciones (electricidad, agua, etc.)
- Coste de mano de obra
- Coste de envases o packaging
Realizar estos cálculos no es una tarea sencilla, pero es fundamental para evitar pérdidas y asegurar la viabilidad del negocio. De hecho, muchas empresas fracasan por no haber calculado correctamente sus costes reales.
Por ello, especialmente al inicio, es recomendable contar con asesoramiento profesional para aprender a estructurar bien los números del negocio y poder aplicarlos después a todos los productos.
No es suficiente con multiplicar el coste de la materia prima por un margen fijo. Existen muchos factores adicionales que afectan al beneficio final, como impuestos y gastos indirectos, que si no se contemplan pueden hacer que un negocio rentable acabe generando pérdidas.
2. Crear un plan de empresa
Una vez que se dominan los escandallos y se tiene claro el modelo de negocio, el siguiente paso es elaborar un plan de empresa. Este documento permite analizar la viabilidad del proyecto, estimar costes, prever ingresos y calcular el retorno de la inversión.
Normalmente se trabaja con hojas de cálculo que pueden descargarse o crearse de forma personalizada. En ellas se deben incluir los principales datos del negocio:
- Coste de producto (varios productos)
- Precio de venta y margen
- Previsión de ventas mensuales
- Inversión inicial (maquinaria, instalaciones, mobiliario, vehículo, informática, branding y publicidad)
- Costes de personal anuales
- Amortización a 5 años
- Gastos operativos (energía, agua, seguros, mantenimiento, gestoría, reparaciones)
- Cuenta de resultados a 5 años
En muchos casos será necesario el apoyo de un asesor o gestor para realizar correctamente los cálculos financieros y evitar errores en la planificación.
Además, es importante no centrarse en un único producto. En el caso de la heladería, por su carácter estacional, conviene diversificar la oferta para mantener ingresos durante todo el año.
Esto puede incluir la venta a hostelería (por ejemplo, en formatos de 2 a 4 litros), o ampliar la propuesta del local con productos como cafés, infusiones, gofres, crepes, batidos, bollería o incluso opciones saladas.
El objetivo no es crear una carta excesiva, sino adaptar la oferta al tipo de clientes de la zona y generar un negocio capaz de atraerlos y fidelizarlos durante todo el año.
3. Preparar una presentación del proyecto
Una vez realizados los escandallos y el plan de empresa, el siguiente paso es elaborar una presentación clara y estructurada del proyecto. Este documento será clave para captar la atención de bancos o posibles inversores.
Lo primero que debe quedar perfectamente explicado es:
- Quiénes sois
- Experiencia profesional del equipo
- En qué consiste el proyecto
- Ubicación del negocio
- Objetivos del proyecto
- Necesidades de financiación
- Forma y plazo de devolución del dinero
La presentación debe ser breve pero muy visual, dedicando idealmente una página por cada apartado. Es importante incluir imágenes que refuercen la idea del proyecto: fotos del equipo, del producto, del local, del diseño del espacio y de las inversiones previstas (maquinaria, equipamiento, etc.).
El objetivo es que cualquier inversor pueda entender el proyecto sin necesidad de explicaciones adicionales, aunque posteriormente pueda realizar preguntas para profundizar.
Un aspecto clave es incluir siempre varios presupuestos (mínimo tres) para cada inversión importante. Esto demuestra que se han comparado opciones y que se ha elegido la alternativa más eficiente o, en caso contrario, se puede justificar la decisión tomada.
También es fundamental prestar especial atención al coste del alquiler del local, ya que suele representar uno de los gastos más importantes del negocio. Es recomendable comparar precios de la zona para asegurarse de que el alquiler está dentro de los valores de mercado y evitar sobrecostes innecesarios.
En definitiva, un proyecto bien estructurado, transparente y con una correcta planificación financiera aumenta significativamente las posibilidades de conseguir financiación.
4. Buscar financiación
Una vez completada toda la documentación y justificado correctamente el proyecto, llega el momento de buscar financiación. Dependiendo del importe necesario, puede ser recomendable diversificar las fuentes de financiación.
El dinero para emprender no tiene por qué provenir únicamente de los bancos. Es fundamental informarse bien sobre las alternativas disponibles en cada zona, ya que en muchos casos existen oficinas públicas de apoyo al emprendedor que ofrecen asesoramiento gratuito sobre financiación y ayudas.
Entre las principales vías de financiación se pueden encontrar distintas opciones:
- Banco: es la manera más habitual de buscar financiación. Sin embargo, cuando la inversión es elevada, las entidades financieras suelen solicitar garantías o avales. En proyectos de mayor envergadura, también puede ser muy positivo contar con la participación de inversores privados. Su implicación no solo aporta capital, sino que también refuerza la credibilidad del proyecto, ya que demuestra que terceros confían en su viabilidad y potencial.
- Inversor privado: acostumbra a ser una persona o una empresa que invierte su dinero en proyectos donde ve cierta rentabilidad y garantía de cobrar dentro de plazos normalmente cortos, de entre 2 y 8 años dependiendo de la cantidad y de la finalidad. Puede ser una manera de diversificar la financiación mediante banco y inversor privado.
- Business Angel: la diferencia respecto al inversor privado es que da financiación a corto plazo y suele incorporarse a la empresa mediante un contrato y su participación queda reflejada en las escrituras durante un periodo limitado, normalmente hasta la recuperación de la inversión. Esto le otorga un pequeño porcentaje de la empresa y la posibilidad de supervisar la gestión financiera para asegurar que el proyecto se desarrolla según lo previsto. No acostumbra a trabajar en sectores como la hostelería o la alimentación, donde los márgenes son más ajustados.
- Crowdfunding: un sistema de financiación basado en las nuevas tecnologías en el que cualquier persona puede aportar una pequeña cantidad de dinero al proyecto. Aunque es un método más lento que otros, permite llegar un gran público que posteriormente puede convertirse en cliente. Además, puede incluir recompensas para los colaboradores en lugar de retorno económico. Por ejemplo, en el caso de una heladería, es posible ofrecer a los participantes un producto gratuito o beneficios especiales una vez inaugurado el negocio si se alcanza el objetivo de financiación.
- Socio: persona de confianza que aporta capital al proyecto a cambio de una participación en la empresa. Esta participación le da derecho a tomar decisiones y a recibir parte de los beneficios generados. En muchos casos, el socio es también trabajador de la empresa, asumiendo las mismas responsabilidades y obligaciones que el resto de los integrantes. No es recomendable que un socio tenga el 50% de la empresa, ya que esto puede generar bloqueos en la toma de decisiones en caso de desacuerdo. Para mantener el control del proyecto, lo ideal es limitar el número de socios y su porcentaje de participación.
La ubicación, un factor determinante
La ubicación es uno de los factores más determinantes para el éxito de una heladería. El negocio debe situarse en una zona con un flujo constante de personas a lo largo del día.
Es importante analizar los momentos de mayor afluencia, como las salidas de colegios, cuando familias y grupos suelen pasear y consumir productos como helados, cafés o refrescos. También conviene estudiar el tránsito peatonal en diferentes franjas horarias para evaluar el potencial real de la zona.
Los fines de semana son especialmente relevantes, ya que permiten comprobar si la actividad comercial se mantiene o si la zona pierde movimiento, lo cual puede ser un factor decisivo a la hora de descartar una ubicación.
Suelen funcionar especialmente bien las zonas con vida social activa, como plazas públicas donde se celebren eventos, fiestas o reuniones vecinales.
¿Cómo crear marca?
En un negocio de atención al público como una heladería, la imagen corporativa es tan importante como el propio producto. La forma en la que el cliente percibe el local influye directamente en su experiencia y en su decisión de volver.
Para construir una identidad sólida, es fundamental trabajar el diseño del local con profesionales del interiorismo con experiencia en espacios comerciales como cafeterías, restaurantes o heladerías. El objetivo es crear un espacio único, coherente con la marca, donde el cliente se sienta cómodo y quiera quedarse.
La identidad de marca debe estar presente en todos los detalles: logotipo, decoración, vitrinas, vasos, servilletas, tarrinas, packaging e incluso elementos decorativos como galletas o conos. Todo debe funcionar de forma coordinada para reforzar la imagen del negocio.
También es clave la uniformidad del equipo de trabajo, utilizando ropa con los colores y el logotipo de la marca para reforzar la coherencia visual y la profesionalidad.
Hoy en día, la marca no se construye solo dentro del local, sino también en el entorno digital. Las redes sociales como Instagram, Facebook o TikTok son herramientas esenciales para llegar a un público más amplio. La creación de contenido constante, especialmente vídeos o directos donde el propio emprendedor explique su proyecto, genera cercanía y confianza con los clientes.
El uso de promociones, descuentos y concursos también ayuda a atraer nuevos clientes y aumentar la visibilidad. Estas acciones pueden incentivar la visita al local y favorecer que los clientes compartan su experiencia en redes sociales, aumentando así el alcance de la marca.
En definitiva, una marca sólida se construye combinando un diseño coherente, una buena experiencia en el local y una estrategia activa en redes sociales.